OK, det här är ett långt inlägg…du är varnad ;O)

Get things done ®, eller GTD som det ofta kallas, är ett välkänt system för att bli mer produktiv. Systemet är utvecklat av David Allen och bygger till stor del på att man skapar listor med uppgifter för varje liten sak man har i huvudet.

Tanken är att man på så sätt kan fokusera på en sak i taget och bli mer produktiv. Som David Allen själv skriver, “get it out of your head”. Jag har provat systemet och kan konstatera att det fungerar, när man väl skriver ned allt så blir det väldigt tydligt vad man bör engagera sig i för stunden.

Det är också väldigt praktiskt att kunna se exakt vad man har för möjligheter när man befinner sig på en viss plats. GTD-systemet förespråkar att man märker varje uppgift med en “context” (sammanhang). Om du till exempel ska handla mjölk märker du det med “context” Mataffären. När du sedan är på mataffären kan du lista alla saker som är märkta med “Mataffären” och vips så ser du vad du behöver handla.

GTD handskas även med alla möjliga och omöjliga bitar av information som du kan tänkas ta emot, allt från ett PM från chefen till en påminnelse från dagis om att det är utflyktsdag den 17 november.

Som den teknik-fantast jag är så har jag försökt hitta ett sätt att göra systemet papperslöst. Jag jobbar med mac och har både en iphone och en ipad, men systemet som jag klurat ut fungerar faktiskt både med pc, mac, linux och med de flesta moderna telefoner. Faktum är att det även fungerar via webben vilket betyder att du har full tillgång till det från valfri dator med internetuppkoppling (perfekt om du är på resa).

Nozbe + Evernote + Dropbox

Kombinationen jag använder är Nozbe + Evernote + Dropbox. För att kort beskriva varje del så kan man säga att Evernote är en anteckningsbok, Nozbe en att-göra lista och Dropbox en lagringsplats för filer.

Går man in i detalj blir det dock roligare.

Nozbe

Jag har provat många att-göra listor, både på Mac och på PC. Det finns några fantastiska program (Things till Mac, t.ex.) som kostar pengar, sedan finns det grymma gratisvarianter också. Tyska Wunderlist (http://www.wunderlist.com) är faktiskt helt outstanding för att vara gratis.

Men, även om dessa är bra så saknas det vissa delar hos var och en för att jag ska vara riktigt nöjd. Things t.ex. saknas cloud-sync. De har visserligen lovat detta i över ett år ny, men det kommer liksom inte loss (det kanske har börjat funka när du läser detta, kolla själv på http://culturedcode.com/).

Wunderlist, som är gratis, har synkning via molnet, men då är det istället lite väl avskalat för att passa min stil.

Som tur är hittade jag Nozbe. Nozbe är ett att-göra program som fungerar via web, iphone, ipad, desktop osv. Det fungerar med Windows eller Mac och synkar utan problem till alla enheter.

Som att-göra lista är Nozbe riktigt behaglig. Den låter dig skapa olika projekt och sedan lägga in uppgifter i varje projekt. Vill du vara detaljerad går det bra, vill du vara minimalistisk går det lika bra. På det hela taget är det ett att-göra program som bara fungerar.

Du kan koppla filer och anteckningar till varje projekt för att få bättre koll på vad som ska göra.

Nozbe är gratis om du inte har mer än 5 projekt åt gången, vill du lägga till mer projekt kostar det från ca 8 dollar i månaden (runt 60 kr).

Klicka här för att gå till Nozbes webbplats

Men det bästa kommer nu…

Evernote

Vad är Evernote egentligen? Evernote är en anteckningsbok i din telefon, på din dator eller på webben. Du kan lägga till hur mycket som helst (nästan) och bifoga bilder, filer, eller länkar. Du kan kopiera in websidor via din webläsare, eller delar av en websida. Kort sagt, du kan lägga till det mesta.

Det Evernote sedan gör är ganska häftigt. Inte bara indexerar dom dina anteckningar så du enkelt kan söka bland dom, om du dessutom laddar upp en bild så scannar Evernote av bilden och identifierar text INNE I BILDEN! Detta är rätt coolt. Tänk att du ser ett recept på köttsoppa som du skulle vilja spara. Istället för att skriva av receptet tar du fram din telefon, startar Evernote och tar en bild på receptet. När du sedan ska göra köttsoppa behöver du inte bläddra bland alla dina anteckningar, istället söker du efter “köttsoppa” och Evernote hittar texten inne i bilden (förutsatt så klart att det står köttsoppa där).

Vad har detta med Nozbe att göra? Jo, Nozbe och Evernote fungerar tillsammans på så sätt att alla dina anteckningar som är “taggade” med en etikett som stämmer överens med ett projekt i Nozbe synkas mellan de båda programmen.

Hur är detta då användbart till GTD? Jo, tänk att du har ett projekt som heter “Nya vinterdäck”. Du har lagt in det i Nozbe och har även lagt till några punkter att göra. Vi leker med tanken att det är “1. surfa på nätet efter däcktester”, “2. besök Jannes Däck och jämför priser” och “3. beställ nya däck där det är billigast”.

Du surfar runt på nätet och klipper en massa olika däcktester och däckpriser in i Evernote. Där taggar du alla anteckningar som handlar om vinterdäck med etiketten “Nya vinterdäck”. När du känner dig nöjd bockar du av punkten 1 i Nozbe på webben.

Dagen efter är du ute och åker och får en lucka i din kalender. Du tittar i Nozbe och ser att “Besök Jannes Däck…” är något som du skulle kunna göra nu. Du åker dit och tittar på däckpriser. För att veta vad du ska jämföra med så har du alla de anteckningar du klippte in i Evernote prydligt listade direkt i Nozbe. När du jämfört priser bockar du av det i Nozbe i din iPhone. Du har givetvis skrivit in priserna Janne har på sina däck i Evernote, kanske till och med tagit en bild på dom.

Senare samma dag sitter du vid datorn hemma. Du ser i Nozbe att “Beställa nya däck..:” är något du kan göra. Du ser att de priser du fick hos Janne synkats med Evernotes server och du har nu all info du behöver för att kunna beställa de billigaste däcken.

Detta är bara ett exempel på hur man kan använda denna kombination.

Om du inte testat Evernote tycker jag du ska göra det nu. Det är gratis och hur användbart som helst. När du väl börjat använda kommer du aldrig kunna sluta.

Klicka här för att gå till Evernotes webplats

Dropbox

Dropbox är som en gratis hårddisk på nätet där du kan lagra filer och sedan komma åt dessa från vilken dator som helst. Skillnaden mot Evernote är att i Dropbox sparar du de aktuella filerna medan Evernote sparar en anteckning med filen som bilaga.

Säg att du har ett projekt där du ska visa upp en presentation. För att få tillgång till presentationen på alla datorer du kan tänkas besöka sparar du den i Dropbox och hux flux har du den var du än är.

Dropbox fungerar på samma sätt som Evernote med Nozbe. Du ser vilka filer som hör till varje projekt men istället för att märka filerna med en etikett som i Evernote skapar du en mapp med samma namn som projektet.

Klicka här för att skaffa Dropbox